展廳設計是一個專業(yè)性比較強的項目，有很多保障工作需要做到位，才能把展廳設計的效果烘托出來，到底一個好的展廳設計需要有哪些保障工作要做呢?

　　報展程序

　　選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹、表格、展位圖、手冊等資料。填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認

　　費用預算

　　費用包括參展費以及人員的相應開銷，以及各種宣傳資料和禮品等費用。當然展位費也會有差別，例如展位大小，位置，都是體現在費用上的。參展企業(yè)需要根據自己預算進行核算和確認。

　　物品保管

　　小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。

　　包裝箱的存放

　　主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時，包裝材料會退還或自行領走。

　　展品的運輸

　　大會主辦者會在’參展細則’里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。

　　展廳設計布展和撤展

　　大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為3天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。

　　清潔服務

　　大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

　　工作證

　　參展人員報到時，大會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供2-3個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。

　　入場券

　　大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯系客戶和關系單位的機會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

　　場地廣告

　　除會刊宣傳外，大會主辦者和展覽館還提供室內室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經驗的參展單位的展覽策劃者會早占領有利的位置。

　　舉辦活動及租用會議設備

　　為了吸引觀眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動，如小型產品講座，技術講座，有獎活動，發(fā)送小紀念品，甚至新穎的文藝演出。這些活動所需要的設備，包括上述會議、技術講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視等。

　　參展人員的選用

　　選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產品和技術有較深入的專業(yè)知識;自信、適應能力強;性格外向，易于與各種人交談;有參展經驗;身體健康，樂于出差。

　　著裝

　　展覽會期間應穿著正式服裝。在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，也是對參觀者的尊重。

　　關于展廳設計資料的準備

　　參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。

　　會后的聯系

　　展會期間，參觀者只是對您有了粗淺的認識，的生意往往會來自于會后。展覽會雖結束，生意則剛剛開始。所以切記兩點：一、展會期間的用戶訪談記錄;二、會后資料的整理：用戶跟蹤聯系。